Privacyverklaring

Privacyverklaring

Ruimtevaart in Nederland respecteert uw privacy en verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1. Verantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website is:

RoTa Systems
Scheepmaker 3
3648 KG Wilnis
E-mail: info@rotasystems.nl
Voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de Photo Booth-dienst wordt de handelsnaam Photo Booth gebruikt. Photo Booth valt onder dezelfde onderneming en is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder KvK-nummer 90189272.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • uw naam;
  • uw e-mailadres;
  • het onderwerp en de inhoud van uw bericht;
  • gegevens die u zelf in een bericht aan ons verstrekt;
  • uw IP-adres en technische gegevens die noodzakelijk zijn voor de beveiliging en werking van de website;
  • uw e-mailadres en eventueel uw naam wanneer u zich inschrijft voor een nieuwsbrief;
  • foto’s die tijdens evenementen met de Photo Booth worden gemaakt en waarop u herkenbaar kunt zijn.

Verstrek via het contactformulier geen gevoelige of bijzondere persoonsgegevens als dat niet noodzakelijk is.

3. Contactformulier en e-mail

Wanneer u het contactformulier gebruikt of rechtstreeks een e-mail stuurt, gebruiken wij uw gegevens uitsluitend om:

  • uw vraag of bericht te beantwoorden;
  • contact met u op te nemen wanneer dit nodig is;
  • misbruik en spam tegen te gaan;
  • eventuele vervolgafspraken uit te voeren.

De verwerking is noodzakelijk om op uw verzoek te kunnen reageren of is gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van RoTa Systems om vragen en berichten correct af te handelen.

4. Nieuwsbrief

Wanneer u zich vrijwillig inschrijft voor een nieuwsbrief, gebruiken wij uw e-mailadres om deze nieuwsbrief te verzenden. De verwerking is dan gebaseerd op uw toestemming.

U kunt zich op ieder moment afmelden via de afmeldlink in de nieuwsbrief. Na afmelding wordt uw e-mailadres uit de actieve verzendlijst verwijderd, tenzij wij wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens langer te bewaren.

5. Foto’s gemaakt met de Photo Booth

Tijdens evenementen kunnen bezoekers vrijwillig gebruikmaken van de Photo Booth. Hierbij worden één of meerdere foto’s gemaakt waarop de bezoeker en eventuele andere personen in het gezelschap herkenbaar kunnen zijn. De foto’s worden gemaakt om de afgesproken Photo Booth-dienst te leveren, waaronder het maken van een afdruk en het beschikbaar stellen van de foto in de beveiligde online fotogalerij van het betreffende evenement.

De foto wordt verwerkt voor het uitvoeren van de Photo Booth-dienst, waaronder het maken van de afdruk. Voor het beschikbaar stellen van de foto in de beveiligde online fotogalerij vragen wij toestemming. Deelname aan de Photo Booth is vrijwillig. Voordat de foto wordt gemaakt, wordt de bezoeker erop gewezen dat de foto ook in de online fotogalerij van het betreffende evenement wordt geplaatst.

Minderjarigen
Minderjarigen kunnen gebruikmaken van de Photo Booth onder begeleiding of met toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger. Wanneer toestemming vereist is voor het verwerken en beschikbaar stellen van een foto van een minderjarige, vragen wij deze toestemming aan de ouder of wettelijk vertegenwoordiger. Bij twijfel kan Photo Booth besluiten de foto niet te maken of niet in de online fotogalerij te plaatsen.

a. Toegang tot de foto’s

Na het evenement kunnen foto’s via deze website beschikbaar worden gesteld. De toegang tot de foto’s van het betreffende evenement is beveiligd met een toegangscode. Deze code kan aan bezoekers van het evenement worden verstrekt, bijvoorbeeld op de achterzijde van de geprinte foto. Personen die over deze toegangscode beschikken, kunnen de foto’s bekijken die binnen het betreffende beveiligde gedeelte beschikbaar zijn.


De fotogalerij wordt via een met een toegangscode beveiligde pagina beschikbaar gesteld. Wij nemen passende maatregelen om te voorkomen dat de foto’s via de website zonder deze toegangscode eenvoudig toegankelijk zijn.

b. Omgaan met de toegangscode

De toegangscode is bedoeld voor bezoekers van het betreffende evenement. Bezoekers wordt verzocht deze code zorgvuldig te bewaren en niet openbaar te delen. Photo Booth kan niet voorkomen dat een bezoeker de toegangscode met anderen deelt en is niet verantwoordelijk voor toegang door derden wanneer de code door een bezoeker is gedeeld.

c. Downloaden en verder delen van foto’s

De foto’s kunnen door personen met toegang tot het beveiligde gedeelte worden bekeken en, indien deze mogelijkheid wordt aangeboden, worden gedownload. Na het downloaden van een foto heeft Photo Booth geen controle over het verdere gebruik of de verspreiding daarvan door de persoon die de foto heeft gedownload. Wij verzoeken bezoekers rekening te houden met de privacy en portretrechten van andere personen die op de foto’s staan.

d. Verwijderen van een Photo Booth-foto

Staat u herkenbaar op een foto en wilt u niet dat deze langer via onze website beschikbaar is? Dan kunt u uw toestemming voor het online beschikbaar stellen van de foto intrekken en ons verzoeken de betreffende foto te verwijderen. Stuur hiervoor een e-mail naar info@rotasystems.nl en vermeld daarbij het evenement en, indien mogelijk, het nummer of een duidelijke omschrijving van de betreffende foto. Wij verwijderen de foto dan zo spoedig mogelijk uit de online fotogalerij, tenzij er een wettelijke grond bestaat waardoor verdere verwerking noodzakelijk is.

e. Bewaartermijn van de foto’s

Foto’s die met de Photo Booth worden gemaakt, worden in beginsel maximaal twee jaar na het betreffende evenement bewaard en online beschikbaar gesteld. Daarna kunnen de foto’s en de bijbehorende online toegang worden verwijderd. Wanneer een kortere bewaartermijn voor een specifiek evenement geldt, wordt dit bij het evenement of op de betreffende fotopagina vermeld.

6. Cookies en ingesloten inhoud

Deze website gebruikt noodzakelijke cookies om goed en veilig te functioneren.

Ingesloten inhoud van externe diensten, zoals YouTube-video’s, kan aanvullende cookies plaatsen of gegevens verwerken. Deze inhoud wordt alleen geladen nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven via de cookiebanner.

Meer informatie vindt u in ons cookiebeleid.

7. Beveiliging en technische gegevens

Bij het bezoeken van de website kunnen technische gegevens, zoals uw IP-adres, browsertype, bezochte pagina’s en het tijdstip van uw bezoek, tijdelijk in serverlogbestanden worden vastgelegd.

Deze gegevens worden gebruikt om:

  • de website technisch te laten functioneren;
  • fouten op te sporen;
  • de website te beveiligen;
  • misbruik en ongeoorloofde toegang te voorkomen.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang.

8. Delen van persoonsgegevens

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

Gegevens worden alleen gedeeld met partijen die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website en onze communicatie, zoals:

  • de hostingprovider;
  • de e-mailprovider;
  • leveranciers van website- en beveiligingsdiensten;
  • een nieuwsbriefdienst, wanneer u zich voor een nieuwsbrief inschrijft;
  • externe mediadiensten, zoals YouTube, wanneer u daarvoor toestemming geeft;
  • betaaldienstverlener Mollie, wanneer u een betaling voor de Photo Booth uitvoert;

Betalingen via Mollie
Wanneer u voor de Photo Booth elektronisch betaalt, wordt de betaling verwerkt door Mollie. Mollie verwerkt daarbij de gegevens die noodzakelijk zijn om de betaling uit te voeren, zoals betaalgegevens, transactiegegevens en technische gegevens. Photo Booth ontvangt niet uw volledige bank- of kaartgegevens. Op de verwerking van persoonsgegevens door Mollie is tevens het privacybeleid van Mollie van toepassing.

Met verwerkers worden waar nodig afspraken gemaakt over de beveiliging en verwerking van persoonsgegevens.

Persoonsgegevens kunnen buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt wanneer een externe dienstverlener daarvan gebruikmaakt. In dat geval worden passende waarborgen toegepast voor de bescherming van uw gegevens.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Berichten die via het contactformulier of per e-mail worden ontvangen, worden in beginsel maximaal twaalf maanden na de laatste inhoudelijke afhandeling bewaard. Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit nodig is voor een lopende afspraak, geschil of wettelijke verplichting.

Gegevens voor een nieuwsbrief worden bewaard totdat u zich afmeldt.

Technische logbestanden worden verwijderd volgens de bewaartermijnen van onze hosting- en beveiligingsproviders.

Foto’s die tijdens evenementen met de Photo Booth worden gemaakt, worden in beginsel maximaal twee jaar na het betreffende evenement bewaard en online beschikbaar gesteld, tenzij voor het betreffende evenement een kortere bewaartermijn is aangegeven of eerdere verwijdering wordt verzocht.

Betaal- en administratiegegevens die onderdeel uitmaken van onze financiële administratie worden bewaard zolang dit noodzakelijk is om te voldoen aan de toepasselijke wettelijke fiscale bewaarplichten.

10. Uw privacyrechten

U heeft het recht om:

  • uw persoonsgegevens in te zien;
  • onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
  • uw persoonsgegevens te laten verwijderen;
  • de verwerking te laten beperken;
  • bezwaar te maken tegen de verwerking;
  • uw toestemming in te trekken;
  • uw gegevens, waar van toepassing, over te laten dragen;
  • een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wilt u van een van deze rechten gebruikmaken? Stuur dan een e-mail naar info@rotasystems.nl. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij vragen om aanvullende informatie waarmee wij uw identiteit kunnen controleren.

U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Websites van derden

Deze website kan links bevatten naar websites van derden. RoTa Systems is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de inhoud van deze externe websites. Controleer daarom altijd de privacyverklaring van de betreffende website.

12. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de website, onze dienstverlening of de regelgeving verandert. Op deze pagina staat steeds de meest recente versie.

Laatst bijgewerkt: 9 september 2026